La firma digitale: come funziona, scadenze e proroghe

Marzo 24, 2023

Sempre più spesso le istituzioni richiedono e riconoscono la firma digitale delle Aziende in luogo della firma di pugno, per aderire a progetti e pattuire collaborazioni come ad esempio un modulo di adesione ad un bando pubblico.

Una buona notizia?

Pur riconoscendo alla firma digitale il vantaggio dello snellimento nelle procedure di raccolta documentale, non sempre tutti i soggetti privati con cui dialoghiamo conoscono l’uso della “firma” e, talvolta, noi stessi ci troviamo ad affrontare problematiche che, con una semplice firma di pugno del modulo, non si creerebbero mai.

Scadenza del certificato elettronico detto firma digitale

Una firma a penna non scade mai, ma il certificato apposto sul documento tramite chiavetta che si chiama firma ‘digitale’, (ma della firma non ha le caratteristiche), al suo scadere, rende nulla la firma.

Tutti i dispositivi di firma digitale, infatti, scadono dopo 3 anni dalla data di emissione.

Se ci chiedessimo cosa complica la vita nell’era digitale, questo è un esempio davvero pregnante!

E non è solo un problema di avvocati, ma anche di chi lavora con la pubblica amministrazione, e raccoglie documenti in firma digitale per partecipare a bandi e carica questi documenti su una piattaforma.

Può accadere che raccogliamo un documento firmato digitalmente, ma nel momento in cui lo carichiamo su un portale che deve convalidare la firma digitale – apposta correttamente -, se il certificato elettronico è scaduto sarà impossibile utilizzare il documento.

Lo stesso viene letto come non firmato.

E se la “firma” scadesse dopo che il documento è stato caricato e convalidato?

“Ovviamente è valido!” dirà qualcuno. Invece, a dire il vero, non lo sappiamo.

Non è chiaro.

Alla scadenza della #firmadigitale dopo che l’atto è stato firmato e caricato in piena validità, la firma potrebbe comunque essere considerata nulla. Perché?

Perché chiamiamo firma ciò che non è una #firma.

Perché se la firma è un congegno (certificato) elettronico che ha durata triennale e non è un tratto distintivo e personale fatto con mano, non vale la stessa logica di validità.

La firma elettronica scade. Per questo ci capita di chiedere alle aziende di ri-firmare il modulo se la firma è scaduta prima della presentazione del progetto.

Questo problema può essere risolto con la marcatura.

La marcatura

E possibile prorogare la validità della firma mentre il certificato è scaduto?

Tecnicamente no.

La firma scade su tutti gli atti in cui è stata apposta perché scade il certificato a cui è collegato.

Tuttavia, tramite una marca temporale (che ha un suo costo aggiuntivo) è possibile inserire un riconoscimento di ora e giorno in cui è stata apposta.

Questo elemento renderà la firma valida per venti anni anche dopo la scadenza della firma elettronica.

Ricapitolando.

La firma digitale scade ogni 3 anni.

Per evitare che faccia scadere i documenti già firmati, in prossimità della scadenza si può usare la marca temporale: un timbro elettronico che identifica data e ora della sottoscrizione, bypassa il problema della scadenza e cristallizza la validità (in funzione della data di apposizione della marcatura).

La firma digitale con marcatura dura venti anni.

Un ulteriore allungamento è consentito dal codice dell’amministrazione digitale, quando vogliamo che la firma resti valida oltre venti anni.

Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) Testo del D.Lgs. 7 marzo 2005, n. 82 aggiornato con s.m.i. che definisce questa modalità, è in continua evoluzione.

Per saperne di più

Contattaci

Hai già investito in sostenibilità?

Ricordiamo che le aziende iscritte a Fondimpresa che investono in programmi ambientali possono ottenere la formazione al 100% a fondo perduto senza alcun esborso.